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Como se realiza una Auditaría a Proveedores?

Dentro del mercado globalizado de hoy en día, hay muchas opciones en cuanto a con quién las organizaciones eligen trabajar. Esto es especialmente cierto con los proveedores. Debido a esto, es necesario que los comerciantes tanto minoristas como mayoristas piensen y consideren cuidadosamente los proveedores idóneos para sus operaciones.

Hay varios procesos que pueden ayudar en este proceso de toma de decisiones. Uno de ellos son las auditorías de calidad a proveedores o auditorias de fábrica. Estas auditorías están cuidadosamente orquestadas para garantizar que los proveedores estén utilizando las mejores prácticas y estén al nivel necesario, lo que permite a una organización confirmar si el proveedor es de calidad para colaborar. Permitir que una organización revise continuamente a estos proveedores para garantizar que se respeten la calidad y las mejores prácticas.

Este artículo tiene como objetivo informar al lector sobre qué es una auditoría de proveedores y cómo se llevan a cabo. Y finalmente, su importancia.

¿Qué es una auditoría de calidad a proveedores?

Una auditoría de proveedores es, en esencia, una inspección del uso que hacen los proveedores de las prácticas de regulación de la industria. Esto incluye verificación, seguridad y procesos de fabricación correctos.

Una auditoría de proveedor cubre un área grande con varias prácticas diferentes. Por lo tanto, generalmente se adaptan a los requisitos de la organización. Esto significa que puede ser específico para cada industria, desde alimentos hasta productos eléctricos. Debido a la naturaleza particular que se requiere para las auditorías, esto puede ser realizado internamente dentro de una organización o realizado por una organización de externa como HQTS, que es más común. Las auditorías deben realizarse cada dos años para asegurarse de que el proveedor cumpla con los estándares.

Tipos de auditorías de calidad a proveedores

Las auditorías de proveedores se pueden dividir en tres tipos principales en la forma en que se implementan:

Auditorías anunciadas
Esta auditoría implica dar aviso previo a los proveedores antes de que se lleve a cabo una auditoría. Ambas partes acuerdan esto antes de que ocurra la inspección, lo que permite un amplio tiempo de preparación. Si bien este estilo es efectivo, puede carecer de autenticidad, ya que cualquier problema puede ocultarse antes de la fecha seleccionada.

Auditorías no anunciadas
Las auditorías no anunciadas son cuando no se da conocimiento previo de la fecha de inspección. Este es un estilo de inspección en crecimiento, ya que permite conocer las operaciones y prácticas diarias que se utilizan en el sitio. Asegurarse de que no se haya preparado nada de antemano (lo que puede ocurrir en visitas anunciadas).

Auditorías de escritorio o de documentación
Las auditorías de escritorio no requieren que un inspector visite el sitio en persona. Sin embargo, esto se centra más en verificar que la documentación y los certificados del proveedor estén actualizados. Estas pueden ser documentos como la certificación ISO 9001, que certifica su sistema de gestión de calidad para asegurar que están al nivel requerido y acordado establecido por la organización que colabora con el proveedor y los órganos de gobierno que regulan la industria.

El Procedimiento de una auditoría de proveedores

Una auditoría del proveedor se adapta a las necesidades de la organización; por lo tanto, puede diferir entre inspecciones. Sin embargo, en general, se utiliza una pauta común. A continuación mostraremos el proceso de una típica «auditoría anunciada» y los pasos que siguen:

Cuestionario previo a la auditoría y reunión previa a la inspección
Esto implica la recopilación de información sobre el proveedor y qué procesos y procedimientos existen. Permitir que se establezca un propósito claro y una lista de objetivos.

Selección de equipo
A partir de aquí, se creará un equipo que se adapte mejor al tipo de auditoría. Estos miembros del personal se elegirán en función de la experiencia dentro de este tipo de auditoría para realizar la inspección correctamente.

Notificación de auditoría al proveedor
Después de que se selecciona un equipo, se envía una notificación al proveedor por escrito (con varios días de anticipación) para permitirle prepararse. Las notificaciones escritas también contienen:

El propósito de la auditoría
El horario de la inspección
Nombres y datos de los auditores

Reunión previa a la inspección
Esto implica una breve introducción a los auditores y la finalización de cualquier cambio en el programa de inspección.

Ejecución de la auditoría de proveedores
Después de que se levante la reunión, comenzará la inspección en la que los auditores inspeccionarán cada aspecto del informe utilizando una lista de verificación basada en las metas y objetivos originales. Esta lista de verificación viene en forma de una hoja de observación (OS) que registra los hallazgos del inspector.

Informe sobre los hallazgos y cierre de la auditoría
Una vez que se completa la auditoría, el grupo de auditores se reúne para comparar y discutir los hallazgos. Una vez hecho esto, se elabora un informe en base a la inspección con retroalimentación para mejoras o si están a la altura del requisito que se ha establecido. Una vez enviado este, se puede cerrar la auditoría.

Consejos para ayudar al realizar una auditoría de Proveedores o de Fabrica

Al organizar una auditoría de proveedores existen ciertos factores a tener en cuenta que pueden ayudar a producir una auditoría sólida:

Investigar las quejas de los clientes
Las quejas de los clientes pueden ser un recurso útil para comprender los puntos de peligro clave con un proveedor. Si una organización está investigando un producto o servicio específico del proveedor, solicitar quejas previas que se hayan presentado formalmente puede dar una idea de las fallas dentro del servicio. Si hay repetitividad dentro de estas quejas, puede indicar que el producto o servicio no cumple con los estándares.

Compruebe si un proveedor está subcontratando
Los proveedores a menudo pueden subcontratar el trabajo a subcontratistas para ayudar a completar los pedidos y proporcionar a los clientes. Comprender si los proveedores participan en esto puede ayudar a aclarar su desempeño y, en última instancia, su producto final. Es importante preguntar si utilizan o no subcontratistas y, si lo hacen, existen acuerdos de calidad correctos que se alinean con los requisitos de su organización.

Además de este entendimiento, la relación entre el proveedor y su subcontratista puede descubrir problemas potenciales si la relación es mala.

Los beneficios de implementar una auditoría de proveedores

A medida que las organizaciones hacen crecer su cadena de suministro, es imperativo elegir el proveedor correcto. Ya que su reputación y calidad pueden asegurar que una empresa pueda funcionar sin problemas ni riesgos. Debido a esto, una auditoría de proveedores es casi esencial para ayudar en el proceso de toma de decisiones. Algunos de los beneficios de implementar una auditoría de proveedores son:

Revela riesgos potenciales
Una auditoría de proveedor puede revisar todos los procesos de producción, incluidos los de envío, fabricación y procesos de calidad. Dar información sobre los vacíos que puedan tener y verificar si estos causarán algún problema con la entrega a un cliente. Por lo tanto, mitiga potencialmente los retrasos o deformidades en el producto.

Mejora la satisfacción del cliente
Una organización confía en su reputación con los clientes. Esto se hace a través de la calidad de los productos que se les ofrecen. La implementación de estándares sólidos y la garantía de que un proveedor los siga permite mantener la satisfacción del cliente. Una auditoría de proveedor puede ayudar en los procesos de control de calidad de un proveedor para mitigar potencialmente cualquier problema de calidad del producto o problema de seguridad. También es una forma de que una organización mida el desempeño del proveedor.

Ayuda a construir la comunicación con los proveedores
Una auditoría de proveedor también es una forma de mejorar y mantener una comunicación sólida con un proveedor. Tener una clara visibilidad y comprensión de las actividades de los proveedores puede ayudar con las mejoras y la relación comercial. Las auditorías programadas con regularidad pueden garantizar que se cumplan los objetivos y se pueden desarrollar constantemente en función de las necesidades de la organización.

El Informe de la Auditoria de Calidad a Proveedores

Cuando se llevan a cabo auditorías de proveedores, una organización seguirá un procedimiento establecido para medir consistentemente la calidad y el cumplimiento del proveedor. Esto se registra en un informe de auditoría del proveedor. Este informe contiene todos los detalles de la auditoría, esto incluye:

Detalles de la fábrica, incluido el equipo clave y la ubicación.
Un resumen de los resultados de la auditoría.
Puntos de atención clave que brindan más detalles sobre las fallas y comentarios generales.
Una lista de sugerencias de seguimiento para mejorar el proveedor.
Una lista de auditoría completa que incluye información general y todos los hallazgos de inspección detallados que funcionan en una escala de calidad ABC.

Por último, una sección de imágenes tomadas en el lugar para proporcionar evidencia de cualquier falla.
Si desea ver un ejemplo de informe de auditoría de un proveedor para comprender el formato con más detalle. Haga clic a continuación para descargar nuestro ejemplo de informe gratuito.

HQTS ofrece servicios de auditoría de proveedores Asia, Oriente Medio y Europa

En HQTS ofrecemos una gama de innovaciones y soluciones de cadena de suministro de alta calidad, incluidas auditorías de proveedores. Con más de 25 años de experiencia en la industria del control de calidad. Entendemos la importancia de una información clara para que las organizaciones tomen las decisiones correctas. Contáctenos para obtener más información sobre nuestros servicios de auditoría de proveedores y cómo podemos ayudar a su organización con sus necesidades de cadena de suministro.

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