Nel mercato globalizzato di oggi, le organizzazioni hanno molte possibilità di scelta per decidere con chi lavorare, e questo vale spesso anche per la selezione dei fornitori. Ma trovare il fornitore giusto può essere difficile, soprattutto se l’azienda si trova a migliaia di chilometri di distanza. Per fortuna, gli audit dei fornitori possono aiutare le imprese a superare queste sfide.
In questo articolo vedremo le informazioni principali che devi conoscere sugli audit dei fornitori.
Che cos’è un audit del fornitore?
Un audit del fornitore è fondamentalmente una valutazione (solitamente svolta da una terza parte) per esaminare le caratteristiche e le capacità del fornitore, oltre alla sua conformità alle normative di settore. Questo processo comprende la verifica degli standard, delle misure di sicurezza e della corretta esecuzione dei processi produttivi.
Chi conduce un audit del fornitore?
Di norma gli audit dei fornitori sono condotti da una società di ispezione terza e neutrale, che valuta per conto dell’acquirente la conformità del fornitore a specifici standard di qualità e ai requisiti del cliente. Gli audit dei fornitori dovrebbero essere svolti ogni due anni per garantire che il fornitore rimanga allineato agli standard.
Cosa copre un audit del fornitore?
Un audit del fornitore copre una serie di aree e prassi e viene quindi solitamente adattato alle esigenze specifiche di ogni organizzazione. Ciò significa che può essere personalizzato in base al settore, che si tratti di alimentare, elettrico o altro. Data la natura specialistica degli audit, questi possono essere eseguiti internamente dall’azienda stessa o da enti esterni, come HQTS, soluzione più comune. Per assicurarsi che il fornitore continui a rispettare gli standard stabiliti, gli audit vengono di norma effettuati ogni due anni.
Un audit di base in fabbrica o audit del fornitore include:
- Informazioni generali sull’azienda
- Macchinari e impianti (incluse le misure di sicurezza)
- Numero di dipendenti e organigramma
- Certificazioni e capacità tecniche del personale
- Informazioni legali sull’azienda
- Sistemi di produzione e sistema di controllo qualità
- Stoccaggio e imballaggio del prodotto
- Altri punti di interesse richiesti dal cliente
Ognuno dei punti sopra indicati riceve un punteggio. Una volta analizzati, l’auditor emette un report che include una descrizione dei punti di interesse emersi durante l’audit e fornisce suggerimenti su come risolverli.
Se vuoi entrare nei dettagli, qui puoi consultare un Rapporto di esempio di HQTS per un audit del fornitore:
Quali sono i 3 tipi di audit del fornitore?
Gli audit dei fornitori possono essere suddivisi in tre categorie principali: audit annunciati, audit non annunciati e audit documentali (desktop). Di seguito abbiamo riassunto i punti chiave di ciascuno.
- Audit del fornitore annunciati
Gli audit annunciati danno al fornitore un preavviso prima che vengano svolti. Entrambe le parti lo concordano prima dell’ispezione, consentendo un ampio tempo di preparazione. Sebbene questo approccio sia efficace, può risultare meno trasparente perché il fornitore ha l’opportunità di rivedere e migliorare i propri processi prima di essere sottoposto ad audit.
- Audit del fornitore non annunciati
Gli audit non annunciati vengono eseguiti sul fornitore senza discuterne prima con lui e senza comunicargli in anticipo la data dell’ispezione. Si tratta di un metodo di ispezione sempre più diffuso, perché offre all’acquirente una visione delle operazioni e delle prassi quotidiane in sito, assicurando che nulla sia stato alterato o preparato in anticipo (cosa che può accadere nelle visite annunciate).
- Audit del fornitore “desktop”
Gli audit desktop non richiedono che un ispettore visiti fisicamente il sito del fornitore. Questi audit si concentrano invece sulla verifica che la documentazione e i certificati del fornitore siano aggiornati. Possono riguardare, ad esempio, la certificazione ISO 9001, che attesta il sistema di gestione della qualità e ne garantisce il rispetto del livello richiesto e concordato dall’organizzazione che collabora con il fornitore e dagli enti che regolano il settore.
Come si esegue un audit del fornitore?
La procedura per svolgere un audit del fornitore prevede in genere l’esame delle prassi aziendali, della storia finanziaria e della qualità del prodotto del fornitore. Tuttavia, è sempre personalizzata in base alle esigenze dell’acquirente e può quindi variare tra un’ispezione e l’altra.
In generale, viene utilizzata una linea guida standard. Di seguito un tipico checklist per l’audit del fornitore:
1. Questionario pre-audit e riunione preliminare
Di solito si parte da questionari pre-audit per raccogliere informazioni sul fornitore e sulle sue procedure. Segue una riunione preliminare, in cui entrambe le parti discutono il processo di audit e concordano eventuali modifiche da apportare, definendo con chiarezza finalità e obiettivi prima dell’avvio dell’audit.
2. Selezione del team
A questo punto viene formato un team che meglio risponda al tipo di audit. I membri vengono scelti in base alle loro competenze ed esperienza rispetto alla tipologia di audit da condurre.
3. Notifica dell’audit al fornitore
Al fornitore viene inviata una notifica scritta (con diversi mesi di preavviso) per consentirgli di prepararsi. Le notifiche scritte contengono anche:
- Lo scopo dell’audit
- Il programma dell’ispezione
- Nomi e dettagli degli auditor
4. Riunione preliminare
Questa fase include una breve presentazione degli auditor e la definizione finale di eventuali modifiche al programma di ispezione.
5. Esecuzione dell’audit del fornitore
Terminata la riunione, inizia l’ispezione vera e propria, durante la quale gli auditor esaminano ciascun aspetto della scheda di incarico utilizzando un’apposita checklist basata sugli obiettivi iniziali. Questa checklist assume la forma di un foglio di osservazioni (OS) che registra i riscontri dell’ispettore.
6. Report dei risultati e chiusura dell’audit
Una volta concluso l’audit, gli auditor confrontano e discutono i risultati. In seguito redigono un rapporto basato sull’ispezione. Questo report comprende la valutazione della conformità del fornitore rispetto a requisiti specifici e suggerimenti per eventuali miglioramenti.
Come auditare un fornitore da soli?
Auditare un fornitore in autonomia può essere difficile se non si possiedono le conoscenze o l’esperienza adeguate. Ci sono però alcuni aspetti da considerare che possono aiutare a rendere l’audit più solido. Tra questi:
Analizzare i reclami dei clienti
L’analisi dei reclami dei clienti può essere un ottimo punto di partenza per individuare i principali punti critici legati a un determinato fornitore. Quando cerchi di capire se un nuovo fornitore o azienda è adatto al tuo business, chiedere a clienti precedenti del fornitore o esaminare i reclami formalmente presentati può dare indicazioni sulle carenze del servizio. Se i reclami mostrano schemi ricorrenti, questo può indicare che il prodotto o il servizio non sono all’altezza degli standard.
Verificare se il fornitore esternalizza
I fornitori possono spesso esternalizzare parte del lavoro a subappaltatori per completare gli ordini e servire i clienti. Capire se il fornitore ricorre a questa pratica può aiutare a chiarire le sue prestazioni e, in definitiva, la qualità del prodotto finale.
È fondamentale chiedere se utilizza o meno subappaltatori e, in caso affermativo, se esistono accordi di qualità validi e allineati ai requisiti della tua organizzazione. Comprendere anche la relazione tra il fornitore e i suoi subappaltatori può mettere in luce potenziali problemi, soprattutto se tale rapporto è critico.
Quali sono i vantaggi degli audit dei fornitori?
Man mano che le aziende ampliano la loro catena di fornitura, la scelta del fornitore adeguato diventa essenziale. La reputazione e la qualità di un fornitore garantiscono il buon funzionamento dell’attività e riducono potenziali problemi o rischi. Per questo motivo un audit dei fornitori è fondamentale nel processo decisionale.
Alcuni dei vantaggi di introdurre un audit dei fornitori sono:
1. L’audit rivela potenziali rischi
Un audit del fornitore può analizzare tutti i processi produttivi, incluse spedizioni, produzione e qualità. Può far emergere lacune e verificare se queste possano causare problemi nella consegna al cliente, contribuendo così a prevenire ritardi o difformità nel prodotto.
2. Migliora la soddisfazione del cliente
Un’organizzazione si basa sulla propria reputazione presso i clienti, che dipende dalla qualità dei prodotti che offre. L’implementazione di standard rigorosi e la verifica che il fornitore li rispetti consentono di mantenere alta la soddisfazione del cliente. Un audit del fornitore può supportare i processi di controllo qualità del fornitore e contribuire a prevenire problemi di qualità o sicurezza del prodotto. È anche un modo per misurare le prestazioni del fornitore.
3. Aiuta a costruire la comunicazione con i fornitori
Un audit del fornitore è anche uno strumento per migliorare e mantenere una comunicazione solida con il fornitore. Una visione chiara e una comprensione delle sue attività possono favorire miglioramenti e rafforzare la relazione commerciale. Gli audit programmati regolarmente assicurano il rispetto degli obiettivi e possono essere costantemente sviluppati in base alle esigenze dell’organizzazione.
Che cos’è un rapporto di audit del fornitore?
Quando vengono effettuati audit dei fornitori, l’organizzazione segue una procedura per misurare in modo coerente la qualità e la conformità del fornitore. Questa viene registrata in un rapporto di audit del fornitore. Questo report contiene tutti i dettagli dell’audit, tra cui:
- Dettagli sulla fabbrica, incluso il team principale e la sede.
- Un riepilogo dei risultati dell’audit.
- Principali punti di attenzione che forniscono maggiori dettagli su difetti e commenti generali.
- Un elenco di suggerimenti per le azioni correttive e il miglioramento del fornitore.
- Un elenco completo di audit che include informazioni generali e tutte le risultanze dettagliate dell’ispezione, valutate su una scala di qualità ABC.
- Infine, una sezione con le immagini scattate in loco che forniscono prove di eventuali difetti.
Se vuoi vedere un esempio di rapporto di audit del fornitore e comprenderne meglio il formato, clicca qui sotto per scaricare il nostro esempio gratuito.
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